RODO

Stosując się do art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej również jako „RODO”, informujemy, iż:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Hala Olsztyn Sp. z o. o. z siedzibą 10-450 Olsztyn al. Piłsudskiego 44, NIP: 7393988465, REGON: 526224815, dalej zwana „Administratorem”.
2. Dane kontaktowe Inspektora ochrony danych osobowych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie na adres Administratora danych.
3. Państwa dane będziemy przetwarzać w celach:

• wypełniania obowiązków prawnych i zadań publicznych ciążących na Administratorze wyszczególnionych w umowie spółki, które są wykonywane w celu zaspokajania zbiorowych potrzeb mieszkańców Miasta Olsztyn, m.in. są to zadania z zakresu: …………………………………oraz pozostałe szczegółowo wymienione w w/w umowie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO w zw. z ustawą  z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych; ustawą z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym; ustawą z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych oraz innymi właściwymi aktami prawnymi;
• w celach związanych z zawarciem/realizacją umowy dotyczącej świadczonych przez nas usług lub z naszymi kontrahentami, zgodnie z zasadą, która stanowi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem (art. 6 ust.1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą); a także w celach potransakcyjnych (reklamacyjnych itp.) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i b RODO;
• jeżeli zwrócisz się do nas ze skargą, wnioskiem lub jakąkolwiek inną korespondencją będziemy wówczas przetwarzać Twoje dane osobowe na gruncie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Przesłanka ta będzie miała zastosowanie także wówczas, kiedy zwrócisz się do nas z wnioskiem o dostęp do informacji publicznej;
• kontaktowych poprzez adres e-mail, numer telefonu. Wyjaśniamy, iż co do zasady podanie danych dodatkowych („nieobowiązkowych”) może być to np. adres e-mail czy numer telefonu odbywa się na podstawie państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Podanie tych danych we wniosku stanowi Pani/Pana zgodę na ich przetwarzanie przez administratora.
• monitorowania zaległości; dochodzenia/obrony przed roszczeniami; dowodowych (wykazania istnienia faktów w razie potrzeby); zapewnienie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemach informatycznych, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wypełniania innych obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, m.in. związanych z rachunkowością, podatkami itp. (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• archiwalnych – po ustaniu celu pierwotnego, kontrolnych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji  i zakresu działania archiwów zakładowych.

4. Informacja o odbiorcach danych osobowych, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

• organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
• inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem lub w oparciu o inny instrument prawny przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora, chodzi głownie o obsługę z zakresu ochrony danych osobowych, IT, informatyczną, z zakresu niszczenia dokumentów;
• inni odbiorcy, którym są udostępnianie dane osobowe, np. obsługa prawna; Krajowy Rejestr Dłużników, o ile będą przesłanki.

5. Okres, przez który Państwa dane osobowe będą przechowywane

Przetwarzamy dane osobowe, przez okres niezbędny wynikający z przepisów prawa oraz określony w naszych przepisach wewnętrznych (tzw. instrukcja kancelaryjna):

• na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to maksymalnie okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
• jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń;
• jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych do określonych celów, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody lub do momentu realizacji celu, w którym zgoda została odebrana.

6. Informujemy, iż mają Państwo prawo do:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
• prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO, tj. w przypadku gdy:
  • dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
  • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
  • osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
  • dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
  • dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
• prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO, tj. przypadku, gdy:
  • osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
  • przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
  • Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
  • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
• prawo do przenoszenia danych osobowych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO, w przypadku gdy:
  • przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
  • przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych);
• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (ale tylko w stosunku do danych osobowych które są przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody – ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda).

7. Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
8. Podanie danych osobowych ma charakter obowiązkowy, jeżeli podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa. W pozostałym zakresie jest to dobrowolne, jednak w określnych sytuacjach konieczne do realizacji celu przetwarzania, np. w celu zawarcia umowy podanie danych jest warunkiem jej zawarcia i realizacji.

Tutaj dowiesz się więcej na temat prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu, w przypadku gdy:

• zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem.